Что скрывается за термином «кадровое делопроизводство»
Под кадровым делопроизводством понимают систему документооборота, связанного с персоналом. Это все документы (бумажные или электронные), касающиеся сотрудников:
- трудовые договоры;
- приказы (о приёме, переводе, увольнении и т. д.);
- личные дела;
- графики отпусков;
- расчётные и больничные листы и многое другое.
Вести кадровое делопроизводство — обязанность компаний. Нормативная база включает:
- Трудовой кодекс РФ;
- ст. 5.27.1 КоАП РФ;
- Постановление Правительства РФ № 1250;
- приказ Минтруда № 320н;
- постановление Госкомстата № 1 и другие акты.
Пренебрежение правилами чревато последствиями:
- штрафами от трудовой инспекции;
- сложностями в судебных спорах (например, при оспаривании увольнения);
- дополнительными расходами из-за ошибок в документах (неполные договоры, отсутствие допсоглашений и т. п.).
Цели и задачи: зачем это нужно компании
Главная цель кадрового делопроизводства — систематизировать информацию о сотрудниках, соблюдать законодательство и выстроить комфортное взаимодействие между работником и компанией.
Ключевые цели:
- Соблюдение трудового законодательства. Оформление трудовых отношений по нормам РФ защищает права работников и уберегает компанию от санкций.
- Систематизация данных о персонале. Чёткий учёт сотрудников (кто работает, кто в отпуске, кто уволился) предотвращает хаос при начислении зарплаты, оплате больничных и т. д.
- Защита интересов компании. Корректно оформленные документы — аргумент в трудовых спорах, позволяющий избежать необоснованных выплат.
- Эффективное управление персоналом. Удобная система упрощает работу HR менеджеров (быстрый поиск документов) и улучшает сервис для сотрудников (быстрое оформление отпусков, справок и т. д.).
Основные задачи:
- оформление документов по всем кадровым событиям (приём, перевод, командировка, увольнение, больничные, отпуска, взыскания и т. д.);
- ведение личных дел (анкеты, трудовые книжки, копии дипломов, свидетельств и т. д.);
- учёт рабочего времени (табели, графики отпусков);
- актуализация локальных актов (штатное расписание, правила трудового распорядка, положение о персональных данных);
- подготовка отчётов для госорганов (Социальный фонд России, налоговая);
- каталогизация, архивирование и хранение документов (некоторые, например трудовые договоры, хранятся 50–75 лет);
- сбор документов для разрешения трудовых споров (внутри компании или в суде).
Виды кадрового делопроизводства
В компании должны одновременно реализовываться три вида делопроизводства:
- Первичное. Оформление новых сотрудников: сбор документов, подписание трудового договора, заведение личного дела, ознакомление с правилами внутреннего распорядка.
- Текущее. Поддержание рабочих процессов: оформление переводов, командировок, отпусков, больничных, увольнений, декретов и т. д., а также архивирование документов.
- Отчётное. Составление отчётов для внутреннего и внешнего использования (например, отчёт по текучести кадров для руководства или отчёт по форме ЕФС‑1 для СФР).
В крупных компаниях за каждый вид отвечают отдельные специалисты, в небольших — один, два кадровика.
Как организовать кадровое делопроизводство: пошаговая инструкция
Чтобы выстроить систему без нарушений закона и с максимальной эффективностью, следуйте алгоритму:
Шаг 1. Составьте список необходимых документов и локальных актов. Включите:
- штатное расписание;
- правила внутреннего трудового распорядка;
- положение об оплате труда;
- порядок работы с персональными данными;
- трудовые договоры и книжки;
- инструкцию по охране труда;
- табель учёта рабочего времени;
- график отпусков;
- должностные инструкции;
- приказы и журналы учёта.
Опирайтесь на Трудовой кодекс РФ и другие нормативные акты.
Шаг 2. Установите правила ведения документации и назначьте ответственных. Разработайте внутренние инструкции: кто и какие документы оформляет, кто сдаёт отчёты и в какие сроки.
Шаг 3. Подготовьте типовые формы документов. Часть документов имеет унифицированную форму (приказы о приёме, командировке, отпуске), другие (например, должностные инструкции) составляются произвольно.
Шаг 4. Организуйте сдачу отчётности. Особое внимание — срокам сдачи внешних отчётов (например, ЕФС‑1 в Социальный фонд), за нарушение которых предусмотрены штрафы.
Шаг 5. Продумайте систему архивации и хранения. Определите сроки хранения документов, назначьте ответственного, выберите место и формат архива (бумажный/электронный).
Шаг 6. Заведите регистрационные журналы. Журналы приказов, учёта трудовых книжек, рабочего времени и инструктажей повышают прозрачность документооборота.
Шаг 7. Регулярно проводите аудит. Проверяйте актуальность форм и соответствие документов текущим законам, вносите необходимые изменения.
Электронный кадровый документооборот (КЭДО): плюсы, минусы, сервисы
КЭДО регламентируется ст. 22.1, 22.2 и 22.3 Трудового кодекса РФ. Важно: не все документы можно перевести в цифру. Например, приказы об увольнении и журналы инструктажей по охране труда должны быть на бумаге.
Преимущества КЭДО:
- Экономия времени. Мгновенная отправка и подписание документов без поездок в офис или курьерской доставки.
- Удобство для распределённых команд. Быстрое подписание документов независимо от локации, снижение затрат на печать и пересылку.
- Простой поиск и доступ. Электронные архивы облегчают поиск нужных файлов, доступ возможен из любого места.
- Единообразие документов. Шаблоны позволяют стандартизировать формы.
- Снижение нагрузки на кадровиков. Автоматизация и сокращение бумажного документооборота повышают эффективность отдела.
- Упрощение аудита. Лёгкий контроль статусов и этапов подписания.
- Безопасность данных. Шифрование и резервное копирование защищают информацию.
Недостатки КЭДО:
- Затраты на сервис. Подписка на платформу КЭДО требует бюджета.
- Необходимость согласия сотрудников. Внедрение может затянуться, если кто то откажется от электронного формата; потребуется обучение персонала.
- Риски утечки данных. Несмотря на защиту, угроза хакерских атак остаётся актуальной.
Популярные сервисы КЭДО:
- «Работа России» — бесплатный государственный сервис с интеграцией в корпоративные системы (требуется учётная запись на «Госуслугах»).
- 1С:Кабинет сотрудника — простой запуск, привычный интерфейс, доступная стоимость.
- «СБИС КЭДО» — работает с 2018 года, имеет собственный центр обработки данных, интегрируется с 1С и SAP.
- «Контур.КЭДО» — интеграция с 1С, SAP и другими системами, круглосуточная поддержка, гибкие маршруты согласования.
Кадровое делопроизводство — фундамент надёжной работы компании. Отлаженная система не только помогает соблюдать закон и избегать штрафов, но и делает взаимодействие сотрудников с компанией проще и прозрачнее. Внедрение электронного документооборота может значительно повысить эффективность, но требует взвешенного подхода к выбору сервиса и обучению персонала.
Хотите освоить кадровое делопроизводство на профессиональном уровне?
Разбираться во всех нюансах кадрового делопроизводства — от базовых принципов до тонкостей электронного документооборота — непросто. Нужно держать в голове десятки нормативных актов, следить за изменениями в законодательстве, разбираться в специализированных сервисах и выстраивать процессы так, чтобы избежать штрафов и споров с сотрудниками.
Пройдите курс Специалист кадрового делопроизводства в Euroinst.ru — это Ваш надёжный путь к экспертному уровню!
Не тратьте время на поиск разрозненной информации и исправление ошибок — доверьте своё обучение профессионалам!
